Informations générales
Référence
2024-19287
Date de début de publication
03/09/2024
Date limite d'envoi des candidatures
04/10/2024
Documents requis pour postuler
CV + lettre de motivation.
-Pour les fonctionnaires: joindre également les 3 derniers comptes rendus d'entretien professionnel et le dernier arrêté de situation administrative
-Pour les candidats contractuels : joindre également le diplôme le plus élevé en rapport avec les fonctions.
Directions et Services
Direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI)
Description du poste
Domaine et métier
Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction
Intitulé du poste
DGDDI (DIPA) Secrétaire de direction (catégorie B) H/F
Cotation RIFSEEP
Sans objet
Versant
Fonction publique de l'Etat
Catégorie
Catégorie B (profession intermédiaire)
Statut du poste
Vacant
Nature de l'emploi
Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels
Descriptif de l'employeur
Direction interrégionale des douanes de Paris-Aéroports
Secrétariat général interrégional - Affaires générales
rue du Signe 95701 ROISSY CDG CEDEX
La direction interrégionale des douanes de Paris-Aéroports (DIPA) met en œuvre les opérations de dédouanement des marchandises et de contrôle des voyageurs sur les 3 plates-formes aéroportuaires de Paris-Charles de Gaulle, Le Bourget et Paris-Orly. Sur les quelque 16 000 agents de la douane au niveau national, la DIPA compte un peu plus de 1 400 agents regroupés au sein de la Direction Interrégionale (DI) et 3 Directions Régionales (DR), regroupant une cinquantaine de services :
– la DI composée de 6 pôles : le pôle des ressources humaines, le pôle logistique et informatique (PLI), le pôle pilotage, performance et contrôle interne (3PCI), le pôle prévention, la recette interrégionale, ainsi que le secrétariat général interrégional (SGI) ;
– la DR de Roissy Fret, composée principalement d’agents de la branche des opérations commerciales en charge du dédouanement et du contrôle des marchandises ;
– la DR de Roissy Voyageurs composée principalement d’agents de la branche de la surveillance en charge du contrôle des bagages des voyageurs dans les terminaux (8 brigades des douanes et 4 services spécialisés) ;
– la DR d’Orly, composée d’agents des opérations commerciales et de la surveillance, en charge des contrôles sur l’aéroport d’Orly (1 bureau de contrôle, 2 brigades des douanes et 2 services spécialisés).
Descriptif de l'employeur (suite)
Au sein de la DI, le SGI, placé directement auprès du directeur interrégional et sous l’autorité d’un inspecteur principal, regroupe deux services :
– le service des affaires générales, composé de 9 personnes, en charge de la communication, du dialogue social et du soutien général dont des missions de secrétariat général, assistant le DI et ses proches collaborateurs au quotidien dans leur travail et assurant un rôle d’interface entre le DI et ses différents interlocuteurs ;
– la Brigade Hors Rang Courrier (BHR), notamment responsable de l’acheminement des courriers sur la plate-forme et des navettes entre les différents sites. La BHR Courrier assure également l’accueil téléphonique et physique du bâtiment de la DI.
Description du poste
Sous la direction de la secrétaire générale interrégionale, en binôme et sous la supervision d’une contrôleuse principale, le/la secrétaire assure les missions suivantes :
1. Gestion des badges aéroportuaires et habilitations diverses :
- Cartes d’identification aéroportuaire (CIA) : gestion complète des badges (demandes, enregistrements, retraits, restitutions), y compris les dotations de badges temporaires, et suivi des formations sûreté en lien avec le service de la formation professionnelle.
– Habilitations et accréditations : suivi des habilitations « portes-frontières » et gestion des accréditations pour le contrôle d’accès (extension de paramétrage)
– Permis piste : organisation des sessions de formation et suivi des programmations en lien avec le service de la formation professionnelle, gestion des bordereaux et retrait des permis.
– Marchandises saisies : suivi des procès-verbaux et gestion du renouvellement des marchandises exposées en vitrine.
- Décisions administratives et habilitations diverses : mise à jour et suivi des décisions administratives individuelles et des habilitations diverses, notamment en matière de vidéoprotection et vidéosurveillance.
– Suivi : suivre et mettre à jour les tableaux de suivi des diverses tâches de gestion
2. Support administratif aux cadres dirigeants et supérieurs :
- Gestion de l’agenda et réunions : coordination des agendas du DI, de son adjoint et des directeurs régionaux, organisation des réunions et déplacements ; préparation des dossiers en collaboration avec les pôles concernés.
- Gestion des courriers et appels : traiter les courriers papiers et via l’application COURRIER et gérer les appels téléphoniques du service.
- Congés et comptes épargne temps : suivre et gérer les congés des cadres supérieurs dans l’outil SIRHIUS et leurs comptes épargne temps en lien avec la FRHL.
– Gestion des outils collaboratifs : gestion et suivi des boîtes fonctionnelles, des réservations de salles de réunion, mise en place des visioconférences, suivi des stocks, commande et achat de matériels et produits en lien avec les activités du service, gestion de l’application Liste de diffusion
– Suivi des permanences : préparation et recensement des desiderata de permanence, établissement et envoi du relevé mensuel des permanences.
En lien avec ses collègues du SGI, le/la secrétaire apporte un soutien global aux autres portefeuilles du service. Il/Elle peut notamment être amené(e) à assurer la préparation logistique de réunions et d’évènements, la consolidation des dossiers et documents de travail et l’envoi de convocations aux réunions et instances. En lien avec le référent ServicesPublics+, il/elle assure également le suivi des réclamations adressées au secrétariat.
De façon collective, le/la secrétaire prend activement part au même titre que ses collègues à l’organisation d’événements ponctuels au sein de la DIPA.
Conditions d'exercice particulières
Description du profil recherché
SAVOIRS:
Règles de déontologie du domaine d’activité (RIME)
Environnement professionnel du domaine d’activité (RIME)
Outil bureautique de traitement de texte
Outil informatique spécifique au métier
SAVOIR-FAIRE:
Discrétion (RIME)
Organisation (RIME)
Réactivité (RIME)
Sens des relations humaines (RIME)
Rigueur (RIME)
SAVOIR-ETRE:
Accueillir (RIME)
Travailler en équipe (RIME)
Maitriser les délais (RIME)
Capacité d'adaptation
Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure (RIME)
Discrétion professionnelle absolue
Horaires administratifs : 9 h – 17h30 avec pause méridienne de 1 heure
Contacts RH :
Mme Audrey NOIRET, cheffe du secrétariat interrégional
01 48 62 63 79 / audrey.noiret@douane.finances.gouv.fr
dipa-recrutement@douane.finances.gouv.fr
Temps Plein
Oui
Compétences candidat
Compétences
- CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
- SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
- SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
- SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
- SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
- SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
- SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation
Niveau d'études min. souhaité
Niveau 4 Baccalauréat
Niveau d'expérience min. requis
Confirmé
Informations complémentaires
Fondement juridique du recrutement
L. 332-2 du Code général de la fonction publique
Télétravail possible
Non
Management
Non
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Val d'Oise (95)
Lieu d'affectation
95 701 ROISSY CDG CEDEX
Renseignements et contact - Note : les candidatures se font obligatoirement depuis l'application
Date de vacance de l'emploi
01/12/2024
Personne ou service à contacter pour obtenir plus d'informations sur l'offre
audrey.noiret@douane.finances.gouv.fr / dipa-recrutement@douane.finances.gouv.fr