Placé sous l’autorité directe du directeur interrégional d’Occitanie et du directeur régional de Montpellier, le secrétariat général
commun est composé de quatre agents : un cadre A+ (la secrétaire générale), assistée d’un cadre A, d’un agent de catégorie B et
d’un agent de catégorie C (chargé de l’accueil).
L’assistante de prévention de la DR de Montpellier lui est également rattachée.
Le SG DI-DR assure l’interface avec les services support de la DI (RH-FP, PLI, PPCI, Pôle prévention) et les autres services de
l’interrégion, en lien avec les SGR de Perpignan et Toulouse, mais aussi avec l’ensemble des services douaniers de la DR de
Montpellier qui comporte deux divisions, 4 brigades, 3 bureaux et 2 services Viticulture-CI.
Ce service est un intermédiaire entre la hiérarchie et les différentes institutions (gendarmerie, préfecture, tribunaux, parquet, etc.).
Il est notamment en charge de :
- L’élaboration de l’agenda social, la préparation, l’organisation et le suivi des instances du dialogue social de l’interrégion (CSASD,
FS de CSASD, FSS34, GT, RT) dont il assure la rédaction des procès-verbaux et compte-rendus ;
- La préparation, l’organisation et le suivi des conseils interrégionaux et régionaux et des réunions avec les partenaires
institutionnels (Douane-Magistrature, Préfets, Parlementaires)

- La communication interne (conception et mise à jour de l’intranet local, mise en ligne des actualités de l’interrégion, élaboration et
mise à jour du dossier d’accueil)
- Des missions de gestion : suivi et traitement des messages reçus sur les boîtes à lettres fonctionnelles, cotation et distribution du
courrier (DI et DR), recensement des mouvements de grève, habilitations pour les applicatifs, décisions de délégation et
subdélégation de signature, décisions administratives individuelles.
Il met à jour les annuaires internes, organigrammes, livrets d’accueil, répond aux réclamations, organise les remises de médaille et
autres cérémonies/évènements (conférences de presse relative aux résultats de la DR).

Il gère en propre les dossiers sensibles confiés par le DI ou le DR, assure le suivi des dossiers transverses qui touchent plusieurs pôles ou services et rédige des notes de synthèse.

* Le titulaire du poste doit être en capacité d’assurer toutes les missions du service et en particulier de suppléer les autres
membres du SG DI-DR, pour effectuer l’ensemble des tâches de gestion du service et notamment la fonction d’accueil (appels
téléphoniques/RDV usagers, livraisons), la cotation du courrier, la gestion des deux boites électroniques fonctionnelles, certaines
tâches de gestion en relation avec le pôle RH-FP et le PLI (enquêtes pour des sessions de formation, recrutement, annuelles en
matière d’équipements, de matériel, de fournitures et d’immobilier).
* Sous la supervision de la secrétaire générale, il rédige les réponses aux réclamations des usagers et les lettres de félicitations
pour les affaires contentieuses majeures à destination des agents et met à jour les annuaires internes, organigrammes, livrets
d’accueil.
* Il participe à l’organisation et à la préparation des réunions internes et externes, des cérémonies organisées au sein de la DI ou
de la DR de Montpellier (réservations des salles, visio, mise en place et rangement post évènement, etc)

Relations fonctionnelles avec les agents du ministère, les autres directions du ministère, les services déconcentrés, le secteur privé, d'autres ministères et des établissements publics.

- déplacements ponctuels

- permis B

En relation avec les différents services de la Direction Régionale des douanes et interrégionale, l'agent doit démontrer des qualités dans le domaine des relations humaines et faire preuve de disponibilité

Autres compétences attendues :

- savoir coordonner

- rédaction; études et recherches

- saisies informatiques

- tâches de secrétariat

- accueil et information du public

- classement et archivage

Article L.332-2 2° du code général de la Fonction Publique