L’institut Mines-Télécom (IMT), grand établissement au sens du code de l’éducation, est un établissement public scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) placé sous la tutelle principale des ministres chargés de l’industrie et du numérique. Premier groupe d’écoles d’ingénieurs en France, il fédère 11 écoles d’ingénieur publiques réparties sur le territoire national, qui forment 13 500 ingénieurs et docteurs. L’IMT emploie 4500 personnes et dispose d’un budget annuel de 400M€ dont 40% de ressources propres. L’IMT comporte 2 instituts Carnot, 35 chaires industrielles, produit annuellement 2100 publications de rang A, 60 brevets et réalise 110M€ de recherche contractuelle.

Raison d’être de l’école : « Forte de son appartenance à l’IMT et de son ancrage territorial, IMT Mines Alès donne à ses élèves les meilleures chances de s’accomplir professionnellement pour être des acteurs responsables du développement de la Nation en préservant les richesses de la Planète. ».

Les valeurs qui nous animent : engagement, excellence, partage, ouverture, responsabilité, audace.

Vous intégrez la Direction des formations. 

La Direction des Formations (DF) assure la responsabilité globale des formations d’ingénieurs et des formations spécialisées de l’école, qu’elles soient dispensées au titre de la formation initiale, de la formation professionnelle en alternance ou de la formation continue diplômante. Elle est garante de l’adéquation entre les profils des diplômés formés et les besoins, actuels et futurs, du monde industriel. Elle coordonne l’exécution des formations dans une démarche d’amélioration continue et en garantit la qualité et la pertinence pédagogique. 

Activités de l’équipe

Au sein de la direction des formations la personne intègre l’équipe en charge de la mise en œuvre (planification, évaluation, gestion des vacataires pour les contrôles), du suivi de la scolarité des élèves (assiduité, résultats, comportement) et de la logistique de la scolarité des élèves qui regroupe les missions suivantes :

• Accueil et appui logistique pour les enseignants internes ou externes ;
• Suivi des élèves (gestion des absences, rappel des règles, gestion des imprévus…) ;
• Ecoute des problèmes individuels des élèves, et détection des situations individuelles nécessitant une attention particulière ;
• Gestion des évaluations ;
• Appui aux manifestations et exercices pédagogiques de l’école.

Activités au sein de l’équipe

En concertation avec le responsable de la 1re année de formation de spécialité Informatique et Réseaux, elle assure le bon déploiement de cette formation, à la satisfaction de toutes les parties prenantes.

Responsabilités principales

Gestion des emplois du temps

• Collabore étroitement avec le responsable de la 1ère année de formation en Informatique et Réseaux
• Assure la planification, la saisie et la gestion des modifications des emplois du temps des étudiants de 1ère année

Administration des intervenants externes

• Gère les dossiers administratifs des chargés de cours
• Coordonne leur venue, leur accueil et le traitement de leurs frais (déplacements et rémunération)

Gestion du matériel pédagogique

• Supervise la collecte, la reproduction et la diffusion des supports de cours et sujets d'examen
• Assure le stockage et l'archivage sur les plateformes numériques dédiées
• Centralise les relevés de notes, effectue leur saisie et les communique aux étudiants

Suivi de l'assiduité

• Prépare, gère et collecte les feuilles d'émargement pour chaque activité pédagogique
• Traite les justificatifs d'absence selon les procédures en vigueur

Gestion des dossiers étudiants

• Tient à jour les dossiers scolaires des élèves-apprentis
• Assure leur classement conformément aux procédures internes de l'établissement

L’équipe assure une continuité de service dans la plage de présence des élèves et des chargés de cours, qui peuvent commencer à 7h15 et peut s’étendre occasionnellement au-delà de 18h.

Les horaires de travail et congés sont contraints par la présence des élèves.

A ce titre les congés seront pris préférentiellement sur les périodes de vacances de élèves.

De manière tout à fait exceptionnelle, la présence un samedi peut être requise (1 à 2 fois par an : déplacement d’un contrôle, manifestation particulière…).

Le poste implique quelques manutentions légères (participation à la mise en place de salles pour les contrôles par exemple). Le poste peut impliquer quelques déplacements occasionnels.

La personne est soumise à un régime d’horaires variables conformément à la charte du temps de l’IMT et dans le respect des contraintes du service.

Compétences, connaissances requises :

• Rigueur et sens de l’organisation 
• Capacité d’adaptation au changement 
• Esprit positif, attitude positive et sens de l’écoute
• Aisance relationnelle notamment avec les étudiants, dans un contexte multiculturel et esprit d’équipe, dans un équilibre entre soutien et exigence
• Autonomie, dynamisme, implication et prise d'initiative sont également attendus
• Réactivité
• Expérience sur des postes de contact avec des étudiants
• Maîtrise des outils informatiques et bureautique classiques (Word, Excel, Messagerie, …) et montée en compétence attendue sur l’usage de tablettes numériques et sur les outils internes de l’école

Expériences appréciées :

• Expérience professionnelle au sein d’un établissement d’enseignement supérieur
• Anglais

Niveau de formation et/ou expérience minimums requis :

• Diplôme BAC ou équivalent avec expérience

Le poste proposé par l’IMT Mines Alès est un contrat à durée déterminée de 12 mois, à temps plein, contrat de droit public relevant des dispositions du cadre de gestion de l’Institut Mines-Télécom, métier O, Agent de gestion, catégorie III.

Salaire : à définir selon le profil et expérience.

Personnes à contacter

Sur le contenu du poste :

Cédric TESTANIERE, Responsable des formations ingénieurs par apprentissage  

cedric.testaniere@mines-ales.fr

Sur les aspects administratifs :

Géraldine BRUNEL, Cheffe du service des relations humaines

geraldine.brunel@mines-ales.fr